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Die leis­tungs­starke Software für agiles Multi-Programm- und -Projekt­manage­ment

Mit EN4M™ apm bleiben Unternehmen auf Kurs in die agile Zukunft. Globaler Wettbewerb, Digitalisierung, höhere Produktvielfalt und schnellere Marktreife sind nur einige Faktoren, die die Anforderungen an Unternehmen kontinuierlich steigern. Um den wachsenden Druck zu bewältigen, müssen sich Unternehmen zur agilen Organisation wandeln.

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Agiles Management ist nicht nur eine Projektmanagement-Methode, sondern betrifft auch das Führungsprinzip und die Organisationsstruktur. Darum sollte Agilität nicht nur als Trend betrachtet werden, der schnell im Unternehmen umgesetzt werden kann. Vielmehr ist eine ernsthafte Betrachtung vonnöten, die langfristige Konsequenzen mit sich bringt und einer Einführungsstrategie bedarf.
Mit EN4M™ apm bietet ENCOM™ Unternehmen eine flexible und skalierbare Software-Lösung, um agiles Management in Ihrer Organisation bedarfsgerecht einzuführen und zu etablieren.

Was bewirken agile Methoden?

Agilität steht für iteratives Vorgehen, laterales Führen sowie die Einbeziehung des Kunden von Beginn an, sodass kontinuierliches Feedback und sofortiger Lerntransfer Prozessbestandteil sind. Dadurch wird in jeder Iteration ein Fortschritt sichergestellt, notwendige Anpassungen definiert sowie der Prozess in der Retrospektive durch Lessons Learned kontinuierlich verbessert.
Für die Organisationsentwicklung bedeutet dies, dass sich hierarchisch geprägte Organisationen in Richtung Netzwerkstrukturen entwickeln – auf den Grundlagen Vertrauen, Transparenz, positive Fehlerkultur sowie disziplinierte und leidenschaftliche Selbstverantwortung.

Den Nutzen agiler Methoden belegen aktuelle Studien, wie z. B.  die der GPM „Status Quo Agile - Verbreitung und Nutzen agiler Methoden“ mit über 600 Teilnehmern aus mehr als 30 Ländern. Die wesentlichen Ergebnisse sind:

  • Agile Methoden (z.B. basierend auf Scrum, KANBAN) schneiden in allen untersuchten Kriterien (Ergebnisqualität, Teamwork, Mitarbeitermotivation, Termintreue, Effizienz, Kundenorientierung und Transparenz) besser ab als klassisches Projektmanagement.
  • 80 % sehen Ergebnis- und Effizienzverbesserungen durch die Anwendung agiler Methoden.
  • Agile Methoden haben eine höhere Erfolgsquote als klassisches Projektmanagement.

 

Die Verwen­dung von agilen Methoden führt zu höherer Wirt­schaft­lich­keit durch:

  • Vereinfachung der Prozesse
  • Weglassen unwesentlicher Dinge
  • Flexibilisierung durch schnelle und präventive Reaktion auf Veränderungen oder Risiken
  • Erhöhung der Ergebnis-Qualität
  • Verbesserung der Effizienz

Agiles Manage­ment mit EN4M™ apm

EN4M™ apm setzt Ergebnisse in den Fokus und ermöglicht Unternehmen einen sicheren Übergang von klassischen zu agilen Management-Methoden in 3 Stufen.


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Agile Methoden werden vermehrt in klassische Management-Methoden integriert. Dies kann zu einem sogenannten „hybriden Ansatz“ führen. Denn in einem Projekt muss nicht jedes Team agil vorgehen. Aus diesem Grund bietet EN4M™ apm natürlich auch alle Methoden und Werkzeuge, die im klassischen Projektmanagement zum Einsatz kommen. Hierzu gehören z.B. Risiko Management, Scheduling mit GANTT, Aufgaben Management, Ressourcenplanung, Dokumentenmanagement, etc.
EN4M™ apm ist ein skalierbares System, das Ihrem Unternehmen die passende Transformation zum agilen Programm- und Projektmanagement ermöglicht. Ganz so wie es zu Ihren Vorstellungen und Möglichkeiten passt, so dass Sie für Ihr Unternehmen das richtige Maß an Agilität erreichen.

EN4M™ apm ist ein leistungs­fähiges und durch­gängig ergebnis­orien­tiertes Tool von der agilen Planung, über die Steuerung und das Control­ling bis zu den Lessons Learned.

Projekt­planung mit EN4M™ apm

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Die Rolle entscheidet - unterschiedliche Sichtweisen auf die selben Dinge (kontextsensitive Backlogs)

Selten gibt es in einem Unternehmen nur einen Planungskontext oder nur eine Sicht auf die Dinge. Aus diesem Grund können in EN4M™ apm beliebige Planungsstrukturen bedarfsgerecht abgebildet und integrativ vernetzt werden (z.B. Projekt, Fachbereich, Thema, Gateways). Dies bietet die Möglichkeit, jedem Fachbereich seine individuelle Planungsstruktur geben zu können und dennoch einen standardisierten agilen Planungs- und Review-Prozess im Unternehmen zu etablieren. Dabei entspricht jede Sicht auch einer entsprechenden Backlog, die automatisch mit den jeweils relevanten Ergebnissen gefüllt ist.

Klare Orientierung - Execution Model Management (EMM)

Um eine Standardisierung der Vorgehensmodelle zu erreichen, können Key-User PMO-Phasen-Modelle (Execution Models) für unterschiedliche Projekttypen inkl. der zugehörigen Gateways und Meilensteine als Templates definieren. Die für das Projekt zu liefernden Ergebnisse werden den betreffenden Gateways zugeordnet und erhalten dadurch automatisch ihren spätestmöglichen Liefertermin. Die Anpassung der Liefertermine erfolgt im Rahmen der Sprintplanung und Priorisierung.

Das Ergebnis zählt - Ziele anhand von Deliverables managen (Deliverable Management)

Die Basis bilden Ergebnisse, die standardisiert und kontextsensitiv geplant werden. Basierend auf dem Customer-Champion Prinzip erfolgt eine grobgranulare Planung von z. B. Liefertermin, Akzeptanzkriterien oder sonstigen Vereinbarungen, die eine objektive Beurteilung der erfolgreichen Ergebnislieferung ermöglichen. Der Ergebnisverantwortliche kann bei Bedarf eine detailliertere Planung anhand von Timing Charts oder Aktivitäten vornehmen. Diese Planung ist optional und hat für die Kommunikation mit dem Customer keine Relevanz. Die Planung kann natürlich auch im Kontext eines Sprints erfolgen, was zur entsprechenden Sprint Backlog führt.

Konflikte im Blick behalten - Abhängigkeiten zwischen Ergebnissen managen

Um die Konfliktwirkung von Statusänderungen einzelner Ergebnisse untereinander zu berücksichtigen, können Abhängigkeiten zwischen Ergebnissen definiert werden. Aus lokalen Abhängigkeiten entsteht ein dynamisches, bereichsübergreifendes Wertschöpfungsnetzwerk, welches im Laufe der Planung durch zusätzlich erkannte Abhängigkeiten dynamisch wächst. Konflikte können dadurch nicht nur lokal, sondern auch global erkannt und analysiert werden.

Wertvolles Wissen nutzen - Best Practice Knowlegde Base

Ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen ist das Wissen Ihrer Mitarbeiter. Um dieses zu sichern und auch bei der Planung neuer Vorhaben verfügbar zu haben, bietet EN4M™ apm verschiedene Möglichkeiten an. So können für alle relevanten Elemente Ihrer Planung Standard-Templates in einer „Knowledge Base“ hinterlegt werden. Dies können Execution Models, Planungsstrukturen, Projekt- und Produkt-Backlogs und auch Prozesse sein. Diese Templates beinhalten nicht nur wertvolles Wissen aus allen Unternehmensbereichen, sondern führen auch zu einer Beschleunigung der Planungsprozesse und einem hohen Grad an Standardisierung. Durch einen geregelten Lessons Learned- und Retrospektive-Prozess wird sichergestellt, dass sich Ihr permanenter Wissenszuwachs auch in der Knowledge Base widerspiegelt und für die Zukunft bereit steht.

 

 

 

 

 

 

Steuerung und Controlling

Professionelles Review-Management sichert Ihr Projekt präventiv. Regelmäßige retrospektive Betrachtung verbessert kontinuierlich die Ergebnisse.


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Das Wesentliche im Blick - Visualisierung des Execution Models

Die Elemente des Execution Models (Phasen, Gateways, Milestones) werden auf einer interaktiven Timeline visualisiert. Berechnete Status- und Konfliktinformationen werden zu den einzelnen Elementen dargestellt und können ausgewertet werden. Durch Selektion eines oder mehrerer Elemente werden die jeweils relevanten Deliverables, Aktivitäten, Risiken oder sonstige Daten angezeigt und können bearbeitet werden. In einer entsprechenden Kalenderdarstellung werden auch alle geplanten Review-Termine visualisiert. Durch Selektion eines Termins werden die für das Review relevanten Deliverables und Aktivitäten angezeigt und können bearbeitet werden.
Dabei verschiebt sich der Fokus des Betrachters von Planungsdetails auf berechnete Konflikte für den aktuellen Betrachtungs-Scope (Gateway). Der Einfluss von existierenden Konflikten auf das gesamte Execution Modell kann vom System berechnet werden.

 

 

 

 

 

 

Immer besser werden durch Retro­spektive und Lessons Learned

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Agiler Review-Prozess – präventives Handeln

In einem agilen Prozess ist es notwendig, in regelmäßigen Abständen die Ergebnis- bzw. Zielerreichung zu messen und zu bewerten. Wesentliches Ziel hierbei ist es, präventiv Probleme oder Risiken zu erkennen. Im Anschluss an das Review erfolgt eine retrospektive Betrachtung. Durch Auswertung dieser Erkenntnisse werden Maßnahmen zur Verbesserung der Prozesse und der Kollaboration abgeleitet, um die Prozessqualität und damit die Effizienz kontinuierlich zu steigern. Das jeweilige Review-Meeting kann mit dem standardisierten Meeting Management dokumentiert und vereinbarte Maßnahmen lückenlos nachverfolgt werden.

Änderungen managen – damit das Ergebnis besser wird

Eine Produktentwicklung geht oft über einen langen Zeitraum mit fixem Serienanlauftermin (SOP).  Dennoch ist das Bestreben, noch bis zuletzt neue oder geänderte Anforderungen zu berücksichtigen. Bei der agilen Vorgehensweise werden in der iterativen Detailplanung die Inhalte immer wieder neu hinterfragt und priorisiert, so dass hier die Erfahrungen aus Reviews sowie auch neue Erkenntnisse bzw. Innovationen (Changes) berücksichtigt werden können.

Meeting Management - Grundlage effizienter Kommunikation

Meetings sind ein elementarer Bestandteil bei der Planung und Durchführung von Vorhaben jeglicher Art. Dies können z. B. Kick-Off Meetings, Projektstatus-Meetings, Review-Meetings, Retrospektive-Meetings oder auch Meetings der Linienorganisation sein. Wichtig ist dabei, dass die in Meetings getroffenen Vereinbarungen, Beschlüsse und Aufgaben nachvollziehbar sind. EN4M™ apm bietet verschiedene Möglichkeiten für ein professionelles Meeting Management. So können für die verschiedenen Meetings Templates definiert werden, die z. B. eine Agenda, Teilnehmer, etc. vorschlagen. Die Verwendung der Templates  führt zu einer Vereinfachung und Standardisierung bei der Planung und dem Follow-Up von Meetings. Durch automatisiertes Aufgaben Management werden vereinbarte Aktivitäten automatisch in die LOP-Listen der jeweils verantwortlichen Mitarbeiter geschrieben. Das System liefert beim Follow-Up der Meetings jederzeit den Stand der vereinbarten Aufgaben, entweder für ein bestimmtes, oder auch für alle durchgeführten Meetings.

Vorteile des ergebnis­orien­tierten Projekt­manage­ment­ansatzes mit EN4M™ apm

 

  • Bedarfsgerechte Skalierung entsprechend der Projektkomplexität hinsichtlich Strukturen, Prozessen, Methoden und Funktionen
  • Unterstützung des Transformationsprozesses bei der Einführung agiler Organisationen unter Berücksichtigung bewährter agiler Methoden wie Scrum oder Kanban
  • Klarheit für alle Projektbeteiligte durch automatisch generierte Sichtweisen auf das Projekt (z. B. Projektsicht mit Phasen und Gateways, Produktsicht, Sicht des Linienverantwortlichen, Sicht des Mitarbeiters oder auch kombinierte Sichten)

  • Beschleunigen der Reaktionszeit gegenüber dem Kunden durch reduzierten Bearbeitungsaufwand
  • Vermeiden von Crash-Maßnahmen durch präventives Review Management
  • Effizientsteigerung in der Planung, Steuerung und Controlling von Projekten durch beschleunigte Prozesse, Nachvollziehbarkeit, Eindeutigkeit und verbesserte Entscheidungsgrundlagen
  • Einfache Wiederverwendbarkeit von wertvollem Unternehmenswissen
  • Hohe Usability und User Acceptance

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